Новости в е-почте
Курсы валют
Авторизация

Аренда конференц-зала

12.10.2017. 08:49   Печатать
Одним из аспектов развития любой современной компании является проведение различных деловых мероприятий. Для организации удачной конференции необходима актуальная тема, требующая обсуждения, а целевая аудитория Вашего мероприятия должна быть сконцентрирована в легко достижимом месте. Залогом успеха мероприятия является аренда конференц-зала в точном соответствии с количеством участников.

Презентации и тренинги, семинары и конференции, совещания и бизнес-встречи - все эти виды деловых мероприятий дают возможность для расширений связей с партнёрами и клиентами. Подобные события налаживают непосредственные контакты с экспертами, повышают уровень квалификации сотрудников компании.


Существует несколько основных этапов в подготовке любого важного мероприятия:
1. Определение темы события и целевой аудитории.
2. Детальное планирование расписания программы.
3. Продвижение и реклама мероприятия через различные каналы.
4. Проведение мероприятия (аренда конференц-зала, организация питания участников, техническое оборудование помещения).
5. Обратная связь - оценка качества мероприятия, опросы мнений делегатов, публикации и итоговые отчёты в прессе и интернете, рассылка актуальной информации.
На что следует обращать внимание при планировании вашего события:

Команда организаторов
Составьте перечень специалистов, которые помогут провести мероприятие и вовремя окажут техническую или другую поддержку. Это могут быть профессионалы в области IT, синхронного перевода, транспортных услуг, организации питания и ночлега, охраны, организации отдыха и развлечений, по связям с общественностью и прессой. Назначьте координатора всей группы. Затем распределите обязанности так, чтобы каждый член отвечал за свой сектор задач. Ориентируйтесь на сильные стороны и индивидуальные компетенции членов команды.

Сроки
Грамотный тайм-менеджмент мероприятия позволит увеличить продуктивность работы Вашей команды в несколько раз. Распределите задачи мероприятия по основным тематическим блокам, распланируйте их в соответствии с приоритетами важности и срочности. Добавьте к срокам выполнения резервное время, чтобы в случае форс-мажора у Вас была возможность для маневрирования. Назначьте дедлайн проведения мероприятия и строго следуйте составленному плану. Оговорите все сроки на выполнение заказов с поставщиками услуг. Заключая договора, оговорите штрафные санкции за нарушение сроков.
Реклама
Положительный пиар и реклама помогут продвижению Вашего мероприятия на целевую аудиторию. Используйте блоги, социальные сети, рассылки, подкасты, ютьюб, СМИ. Подогреть интерес поможет ограниченное количество мест и эксклюзивность на участие в Вашем мероприятии. Продумайте единую стратегию для всех рекламных акций, это может быть узнаваемый логотип или девиз. Не применяйте запрещённые приёмы, такие как чёрный пиар, эксплуатацию национальных, религиозных, политических тем.
Конференц-залы
Важным фактором успеха мероприятия является вместительность помещения для комфортного размещения участников, а также наличие необходимой инфраструктуры. Соответствие вместимости помещения количеству участников в зависимости от формата события - один из важнейших критериев при аренде конференц-зала.


Каждое помещение имеет оптимальное и максимальное количество участников; данные числа используются для подсчёта необходимых ресурсов и ожидаемых затрат (например, освещения, воздуха, отопления). Допустимая наполненность помещения зависит и от формата мероприятия. Так, бизнес-конференции, презентации и лекции не требуют обязательной коммуникации между участниками, поэтому заполненность помещения может быть максимальной. В свою очередь, тренинги, практические занятия, семинары и совещания, требующие дискуссий и обсуждений, совместной работы в группах, подразумевают как другую планировку расстановки мебели, так и меньшую заполненность помещений.

 

Организатор мероприятия обязан учитывать культурные, этнические традиции общества и специфику менталитета участников мероприятия. Например, допустимо ли в этом обществе нахождение людей ближе, чем зона интимной территории и личного пространства.
Креативность
Увеличение возможностей участников события напрямую зависит от подготовки и профессионализма организаторов. Это может быть выставка, презентация, продажа книг и CD по определённой теме, аналитические и статистические отчёты, вебинары и видеотрансляции и многие другие опции, соответствующие формату и статусу мероприятия.
Расширить рамки Вашего события возможно за счёт включения в план параллельных обсуждений, круглых столов, групповых и индивидуальных встреч, докладов и дискуссий, формального и неформального общения.


Программа конференции
Успех конференции во многом зависит от опыта приглашённых спикеров и экспертов. Необходимо строго следить за спланированным расписанием и временем. Рекомендуется распределять темы обсуждений от целого к частному, от доклада к дебатам и дискуссиям. Важно предусмотреть время на обратную связь - возможность задать докладчику все интересующие вопросы.

Ключевые моменты при аренде конференц-залов


Важно заранее учесть все нюансы в организации события при поиске подходящего места. Основная задача для планирования мероприятия, тренинга или конференции заключается в подготовленности предлагаемого в аренду помещения под Ваши нужды и специфику аудитории.


При выборе подходящего помещения протестируйте его по представленным ниже пунктам, поставьте галочку, если ваш ответ «Да». Чем больше будет положительных ответов, тем больше у Вас шансов успешно реализовать мероприятие.

1. Парковочная стоянка - обратите внимание на вместимость автомобильной стоянки и удобство расположения подъездных путей, бесплатность парковки для клиентов и гостей, а также наличие круглосуточной охраны или видеонаблюдения.
2. Расположение - проанализируйте близость места мероприятия к ключевым дорогам и доступность общественного транспорта. Желательно, чтобы мероприятие могло быть организовано за городом, что позволит объединить деловую часть с отдыхом.
3. Инфраструктура и оборудование - оцените звуковое и презентационное оборудование, стабильность мобильной связи, качество микрофонов и наличие лазерных указок, проекторов, мультимедийных экранов, записывающих устройств, Wi-Fi и проводного интернета. Убедитесь в исправности кондиционеров.
4. Безопасность - жизненно важным является эффективная организация охраны гостей и их имущества, например, доступность надёжных сейфов, наличие современных систем жизнеобеспечения, сигнализации и эвакуации; не менее важным является обеспечение конфиденциальности и хорошая звукоизоляция.
5. Питание - определите качество и возможность вкусно, разнообразно и сытно накормить участников Вашего мероприятия; убедитесь, есть ли в достаточном количестве вода, кофе, другие напитки; есть ли выбор закусок, свежих овощей и фруктов; предоставляет ли организатор возможность заказа индивидуального меню, например, вегетарианской кухни.
6. Удобство и отдых - деловые мероприятия длительностью в несколько дней должны предусматривать наличие развлечений и полноценного отдыха. Осведомитесь о возможностях для организации активного времяпрепровождения и комфортного проживания, убедитесь в доступности спортивных комплексов или СПА-процедур. Окружающая природа, чистый воздух и натуральные водоёмы - всё это может стать дополнительным бонусом для комфорта и хорошего настроения Ваших гостей.
7. Дополнительные помещения - нетрадиционный формат деловых мероприятий может потребовать наличия отдельных переговорных комнат, помещений для продаж, собеседований, интервью.
8. Трансформация помещений - не менее важным является расстановка мебели и переоборудование залов согласно характеру, масштабности и задачам мероприятия, вариативность рассадки участников в зависимости от формата встречи.
9. Презентационные материалы - убедитесь, будут ли предоставлены участникам все необходимые принадлежности, например, авторучки и маркеры, блокноты или бумага для записей, папки и прочее.
10. Персонал - обсудите с владельцем арендуемых помещений обеспечение Вашего мероприятия персоналом, при необходимости договоритесь о дополнительных сотрудниках.


В зависимости от количества участников Baltvilla предлагает в аренду несколько конференц-залов для проведения Ваших деловых мероприятий. С нашей помощью в Baltvilla было успешно организовано множество различных конференций. Поэтому Вы всегда можете быть уверены, что опытные сотрудники Baltvilla внимательно отнесутся к Вашим запросам и помогут избежать вышеописанных ошибок, чтобы Ваше мероприятие прошло без малейших заминок. Зарезервируйте желательную дату конференции!

 

Расположить последовательности

Комментарии:

Добавить комментарий

back Декабрь 2017 forward
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
        01 02 03
04 05 06 07 08 09 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
             
Объявления
Поиск предприятий
Архив газеты
back 2017 Декабрь forward
Пн Вт Ср Ч Пт Сб Вс
        01 02 03
04 05 06 07 08 09 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
File "/var/www/vhosts/ng/ng/wwwroot/tmpl/Blog/calendar.tpl" does not exist
О нас Контакты Правила пользования и безопасность Реклама Laika ziņas Jelgavā