Презентации и тренинги, семинары и конференции, совещания и бизнес-встречи - все эти виды деловых мероприятий дают возможность для расширений связей с партнёрами и клиентами. Подобные события налаживают непосредственные контакты с экспертами, повышают уровень квалификации сотрудников компании.

Существует несколько основных этапов в подготовке любого важного мероприятия:
1. Определение темы события и целевой аудитории.
2. Детальное планирование расписания программы.
3. Продвижение и реклама мероприятия через различные каналы.
4. Проведение мероприятия (аренда конференц-зала, организация питания участников, техническое оборудование помещения).
5. Обратная связь - оценка качества мероприятия, опросы мнений делегатов, публикации и итоговые отчёты в прессе и интернете, рассылка актуальной информации.
На что следует обращать внимание при планировании вашего события:

● Команда организаторов
Составьте перечень специалистов, которые помогут провести мероприятие и вовремя окажут техническую или другую поддержку. Это могут быть профессионалы в области IT, синхронного перевода, транспортных услуг, организации питания и ночлега, охраны, организации отдыха и развлечений, по связям с общественностью и прессой. Назначьте координатора всей группы. Затем распределите обязанности так, чтобы каждый член отвечал за свой сектор задач. Ориентируйтесь на сильные стороны и индивидуальные компетенции членов команды.

● Сроки
Грамотный тайм-менеджмент мероприятия позволит увеличить продуктивность работы Вашей команды в несколько раз. Распределите задачи мероприятия по основным тематическим блокам, распланируйте их в соответствии с приоритетами важности и срочности. Добавьте к срокам выполнения резервное время, чтобы в случае форс-мажора у Вас была возможность для маневрирования. Назначьте дедлайн проведения мероприятия и строго следуйте составленному плану. Оговорите все сроки на выполнение заказов с поставщиками услуг. Заключая договора, оговорите штрафные санкции за нарушение сроков.
● Реклама
Положительный пиар и реклама помогут продвижению Вашего мероприятия на целевую аудиторию. Используйте блоги, социальные сети, рассылки, подкасты, ютьюб, СМИ. Подогреть интерес поможет ограниченное количество мест и эксклюзивность на участие в Вашем мероприятии. Продумайте единую стратегию для всех рекламных акций, это может быть узнаваемый логотип или девиз. Не применяйте запрещённые приёмы, такие как чёрный пиар, эксплуатацию национальных, религиозных, политических тем.
● Конференц-залы
Важным фактором успеха мероприятия является вместительность помещения для комфортного размещения участников, а также наличие необходимой инфраструктуры. Соответствие вместимости помещения количеству участников в зависимости от формата события - один из важнейших критериев при аренде конференц-зала.

Каждое помещение имеет оптимальное и максимальное количество участников; данные числа используются для подсчёта необходимых ресурсов и ожидаемых затрат (например, освещения, воздуха, отопления). Допустимая наполненность помещения зависит и от формата мероприятия. Так, бизнес-конференции, презентации и лекции не требуют обязательной коммуникации между участниками, поэтому заполненность помещения может быть максимальной. В свою очередь, тренинги, практические занятия, семинары и совещания, требующие дискуссий и обсуждений, совместной работы в группах, подразумевают как другую планировку расстановки мебели, так и меньшую заполненность помещений.

Организатор мероприятия обязан учитывать культурные, этнические традиции общества и специфику менталитета участников мероприятия. Например, допустимо ли в этом обществе нахождение людей ближе, чем зона интимной территории и личного пространства.
● Креативность
Увеличение возможностей участников события напрямую зависит от подготовки и профессионализма организаторов. Это может быть выставка, презентация, продажа книг и CD по определённой теме, аналитические и статистические отчёты, вебинары и видеотрансляции и многие другие опции, соответствующие формату и статусу мероприятия.
Расширить рамки Вашего события возможно за счёт включения в план параллельных обсуждений, круглых столов, групповых и индивидуальных встреч, докладов и дискуссий, формального и неформального общения.

● Программа конференции
Успех конференции во многом зависит от опыта приглашённых спикеров и экспертов. Необходимо строго следить за спланированным расписанием и временем. Рекомендуется распределять темы обсуждений от целого к частному, от доклада к дебатам и дискуссиям. Важно предусмотреть время на обратную связь - возможность задать докладчику все интересующие вопросы.

Ключевые моменты при аренде конференц-залов

Важно заранее учесть все нюансы в организации события при поиске подходящего места. Основная задача для планирования мероприятия, тренинга или конференции заключается в подготовленности предлагаемого в аренду помещения под Ваши нужды и специфику аудитории.

При выборе подходящего помещения протестируйте его по представленным ниже пунктам, поставьте галочку, если ваш ответ «Да». Чем больше будет положительных ответов, тем больше у Вас шансов успешно реализовать мероприятие.

1. Парковочная стоянка - обратите внимание на вместимость автомобильной стоянки и удобство расположения подъездных путей, бесплатность парковки для клиентов и гостей, а также наличие круглосуточной охраны или видеонаблюдения.
2. Расположение - проанализируйте близость места мероприятия к ключевым дорогам и доступность общественного транспорта. Желательно, чтобы мероприятие могло быть организовано за городом, что позволит объединить деловую часть с отдыхом.
3. Инфраструктура и оборудование - оцените звуковое и презентационное оборудование, стабильность мобильной связи, качество микрофонов и наличие лазерных указок, проекторов, мультимедийных экранов, записывающих устройств, Wi-Fi и проводного интернета. Убедитесь в исправности кондиционеров.
4. Безопасность - жизненно важным является эффективная организация охраны гостей и их имущества, например, доступность надёжных сейфов, наличие современных систем жизнеобеспечения, сигнализации и эвакуации; не менее важным является обеспечение конфиденциальности и хорошая звукоизоляция.
5. Питание - определите качество и возможность вкусно, разнообразно и сытно накормить участников Вашего мероприятия; убедитесь, есть ли в достаточном количестве вода, кофе, другие напитки; есть ли выбор закусок, свежих овощей и фруктов; предоставляет ли организатор возможность заказа индивидуального меню, например, вегетарианской кухни.
6. Удобство и отдых - деловые мероприятия длительностью в несколько дней должны предусматривать наличие развлечений и полноценного отдыха. Осведомитесь о возможностях для организации активного времяпрепровождения и комфортного проживания, убедитесь в доступности спортивных комплексов или СПА-процедур. Окружающая природа, чистый воздух и натуральные водоёмы - всё это может стать дополнительным бонусом для комфорта и хорошего настроения Ваших гостей.
7. Дополнительные помещения - нетрадиционный формат деловых мероприятий может потребовать наличия отдельных переговорных комнат, помещений для продаж, собеседований, интервью.
8. Трансформация помещений - не менее важным является расстановка мебели и переоборудование залов согласно характеру, масштабности и задачам мероприятия, вариативность рассадки участников в зависимости от формата встречи.
9. Презентационные материалы - убедитесь, будут ли предоставлены участникам все необходимые принадлежности, например, авторучки и маркеры, блокноты или бумага для записей, папки и прочее.
10. Персонал - обсудите с владельцем арендуемых помещений обеспечение Вашего мероприятия персоналом, при необходимости договоритесь о дополнительных сотрудниках.

В зависимости от количества участников Baltvilla предлагает в аренду несколько конференц-залов для проведения Ваших деловых мероприятий. С нашей помощью в Baltvilla было успешно организовано множество различных конференций. Поэтому Вы всегда можете быть уверены, что опытные сотрудники Baltvilla внимательно отнесутся к Вашим запросам и помогут избежать вышеописанных ошибок, чтобы Ваше мероприятие прошло без малейших заминок. Зарезервируйте желательную дату конференции!